Verslaafd aan vergaderen? Tijd om af te kicken!


Vergaderen. Hotemetoten doen het volgens mij graag. Ik niet. Ik vind het saai. Negen van de tien keer ervaar ik het als een kwestie van uitzitten. Een zinloze claim op mijn agenda. Terwijl ik wel iets beter te doen heb. Rondvragen levert mij op dat ik niet de enige ben.

86% van de Europese werknemers vindt vergaderen tijdverspilling (bron: hrpraktijk.nl).

Vergaderen staat daarmee al jaren in de top 3 van zinloze activiteiten. Het doet mij terugdenken aan saaie lessen op de middelbare school. Die gebruikte ik om mijn handtekening te oefenen.

Tijdens vergaderingen doe ik wat anders. In de vergaderstukken vul ik de open ruimte in letters op. En als die vol zijn, sla ik aan het tekenen. Ware kunst. Daar is zelfs een naam voor. Doedels of in gewone-mensen-taal gekrabbel.

Vergaderen. Tijdverspilling. Maar weet je wat nog erger is? Vergaderen brengt de raarste dingen in mensen naar boven. Echt.

1. Mensen tarten alle fatsoensnormen. 

Zij zien vergaderen niet als werk. En komen te laat.
“Ik moest nog even een telefoontje plegen.”

Of komen helemaal niet. Tot ergernis van de mensen die wel komen.
Want ja, zij hadden ook wel wat anders willen doen.

Of mensen gaan eerder weg.
“Ik moet de maaltijd voor de ouderavond ophalen.”
Nooit van thuisbezorgd.nl gehoord, zeker.

Maar er wel zijn, geeft geen enkele garantie op ander gedrag. Men komt onvoorbereid.
“Kan ik met jou meelezen? Ik heb de mail met vergaderstukken niet gehad.”



Of men doet totaal iets anders. Het wegwerken van de mail. Spelletjes op de telefoon. Of tekenen.
“Ik haak wel aan, als het voor mij interessant wordt.”


2. Mensen gaan raar praten.
 

Ze zeggen woorden die ze normaal niet uit hun strot krijgen. Wat dacht je van:
In de week leggen, aftikken, consensus, uitkristalliseren, een go/no-go, even parkeren.

Er is zelfs een heus spel bij bedacht. Vergaderbingo. Met onopvallende bingokaarten die vol staan met de allerergste vergadertermen. Zodra de voorzitter (of een collega) zo’n woord gebruikt, mag je deze wegstrepen. Wie als eerste bingo (of een ander afgesproken woord) roept, wint iets. Wat precies, dat mag je lekker onderling bepalen. 


3. Mensen praten zo lekker langs elkaar heen.  

Het zijn altijd dezelfde die het hoogste woord voeren. Stokpaardjes. Slap ouwehoeren.
“Ik snap niet waarom we nog steeds geen nieuw kopieerapparaat hebben, terwijl er wel geld is voor het personeelsuitje.”

Of de collega die niet reageert op wat eerder gezegd is, maar zijn eigen verhaal doet.
A: “Ik wil het eens hebben over leerlingen die alleen oog hebben voor hun mobiel.”
B: “Wat heeft dat te maken met dit agendapunt?”
A: “Niets. Maar ik heb er last van. Dus wil het erover hebben.”

Tot ergernis van de rest. Die het gevoel heeft er voor spek en bonen bij te zitten.
Daarvoor zit je toch niet bij elkaar. Je wilt er iets aan hebben.
Slimmer, blijer of tevredener weggaan dan je gekomen bent.

Maar er is hoop. Je kunt er wel degelijk iets aan doen.
Door te kiezen voor selectief en anders vergaderen.

  • op een ander tijdstip
    Laat de vaste vergadermiddag eens los. Vergader in de ochtend. Laat leerlingen een uur later beginnen. Vinden pubers echt niet erg. Blijkt goed te zijn voor het puberbrein. En docenten hebben de tijd om samen iets te doen. Zo sla je twee vliegen in één klap.

  • op een andere manier
    Staand in plaats van zittend. Dan verloopt de vergadering sneller.

    Of zonder agenda, maar met creativiteit. In Koot’s Krachtvoer deel ik vijf voorbeelden. Uit mijn praktijk. Heb je zelf mooie voorbeelden? Ik hoor ze graag! Dus mail me: marianne@enkoot.nl

  • voer een vergadervrije middag in. Met slechts een spelregel: zoek elkaar op!
    Praat. Deel. Vraag. Stem af. Ontwikkel. Doe wat voor jou op dat moment zinvol is.

Veel vergaderplezier!

Marianne

P.S.: Ik heb nog wel één speciale vorm van vergaderen op mijn bucket-list staan. Namelijk deze

&KOOT’s Krachtvoer



Boek: Vergaderen? Niet doen! van Ellen de Bruin

Dit boek verklaart de oorlog aan saaie, vervelende en zinloze vergaderingen.
Een leuk detail: het boek is opgebouwd als vergaderagenda (inclusief koffievlekken).



Creatief vergaderen

Vergaderen mag best leuk zijn. Daarom vijf creatieve vormen ter inspiratie. Om vergaderingen nieuw leven in te blazen. Zodat iedereen actief deelneemt.

&KOOT op Karwei

Een nieuwe rubriek waarin je leest wat mij van de straat houdt. Naar een idee van Elja Daae. Dit keer over de maand september.

  • De kans krijgen om een congres te organiseren. Hoeveel mensen kunnen dat zeggen? Nou ik, samen met Trudy Boonman  in opdracht van het Netwerk Expertise Centra Loopbaanbegeleiding (NEL-BVE). Rond het thema Regisseur van je eigen loopbaan. Net als Pippi Langkous dacht ik toen Trudy mij vroeg: ik heb het nog nooit gedaan, dus ik denk dat ik het kan. Ik ga zelfs nog iets nieuws doen. Ik ben in november dagvoorzitter van het congres.
  • Ik gaf een workshop voor de gemeente Rotterdam, met als titel: Profielwerkstuk en LOB, een praktisch recept. Samen met de deelnemers stoeien over nieuwe vormen van het profielwerkstuk. En hoe je dit werkstuk LOB-proof kunt maken.
  • Het boek LOB voor vmbo-tl/gl komt dat er dit schooljaar nog, Koot? Yep! In twee delen: voor onder- en bovenbouw. Er ligt inmiddels een raamwerk. De ideeën blijven maar opborrelen. Dus binnenkort start ik met het schrijfproces. Wordt vervolgd.

&KOOT’s Agenda van oktober


9 oktober 2017
Aflevering 12 van de online videoserie Koot’s Kwesties: Is jouw jaaragenda veranderproof? Een aflevering gemist? Klik dan hier.

16 oktober 2017
Mijn spijbeldag voor marketing. Hoe staat het met jouw spijbeldag? 

23 oktober 2017
Aflevering 13 van de online videoserie Koot’s Kwesties. Dat kan er maar één zijn.
KOOT’s Briljante Bloopers.



30 oktober 2017
Aflevering 7 van de maandelijkse serie Schooljutten.
Een aflevering gemist? Klik dan hier.

Als jij in jouw netwerk leidinggevenden in het onderwijs hebt, dan is deze E-zine ook voor hen interessant. Voel je vrij om deze door te sturen. Via deze link kunnen zij zich abonneren op de E-zine. Als dank ontvangen zij direct mijn gratis e-boek 'Vijf tactieken voor schoolleiders om onderwijsverandering soepel te laten verlopen'.